どうもこんにちは、神出鬼没のサカモトです。
先週末はすみません、これこれしかじかで出没できませんでした。
もう金曜日の使者は卒業する刻がきたのかもしれませんね…

 

 

さて、今回は電話対応について書きたいと思います。

電話…家で受けるときはそこまで気合い入れなくてもいいかと思いますが、会社でとなるとまた話は違ってきますよね。

そんなわけで、今回は電話対応の初歩的なことですが、振り返ってみようと思います。
それではごゆるりとお付き合いくださいませ。

 

 

 

電話は３コールまでに出る

出ないと相手の方に失礼にあたります。
早すぎず、遅すぎず。それが一番というわけですね。
｢お電話ありがとうございます｣と高らかにッ！言いましょう！

 

もし３コール以内に出られなければ、｢お待たせしました｣と一言添えて出ましょう。

 

 

電話の横にはメモ帳とペンを常備しておく

これをしていないと、いざというとき大混乱します。

相手様の名前をフルで覚えるのにも限界があります…人間の記憶力ってそーとー曖昧なものだそうですので。ですから、その都度すぐメモできる場所があると精神衛生的にも良いですよね。安心第一です。

 

聞き取れない時はもう一度訊く

訊きづらいこと、多々ありますよね。でも訊いておかなければ対応ができないことも…きちんと聞き取れるまで訊きましょう。
なにジョジョ？そんなに何回も訊いたら失礼にあたるんじゃあないかって？

そういうときは秘技・『すみません、お電話が遠いようです』を使えば良いんだ。
機械のせいにしちゃえば良いんだよ。

すぐ答えられない事項の場合はまず保留

ザ・ワールドッ！時よ止まれッ！

体勢を立て直すためにも時を止め…いえ保留、シヨウ。ゼッタイ。
情報を軽く整理したり、現時点で不明な箇所は保留中になんとかしましょう。
できなければッ！先輩に訊く・後ほどかけなおすなどの手段も取れますね。
誰かに代わる場合でも必ず保留にしましょう。また、代わる対象が不在の場合は、
『●●は席を外しております。後ほどかけなおさせましょうか』等で対応しましょう。相手様がそれで好しならば、相手様の電話番号と名前を頂戴しましょうね。

 

まとめ

いかがでしたでしょうか。電話対応、ひとくちに言っても、慣れないうちは難しいと思います。
失敗できない場合もありますが、経験しないことにはまずできるようになりませんので、まずは電話の手順をこなせるようにしましょう。

P.S.慣れないお堅い記事書いて肩がこりました。